申請書に理由欄を設けることや、任意で理由を聞くこと自体は違法ではありません。ただし、回答を強制したり、理由によって取得を認めないという対応は避ける必要があります。

　労働基準法では、年次有給休暇は「労働者の請求する時季に与えなければならない」とされています。過去の最高裁判例でも「休暇をどのように利用するかは、使用者の干渉を許さない労働者の自由」と明確に示されています。

　つまり、休暇の目的が「リフレッシュのため」であれ「家事のため」であれ、どう使うかは従業員の自由であり、原則として会社が干渉できるものではないということになります。

　では、なぜ多くの会社で申請書に「理由欄」を設けているのでしょうか。

　それは、会社側が「時季変更権」を行使する場合があるからと考えます。時季変更権とは、従業員が申請した日に休むと事業の正常な運営を妨げる場合に限り、年次有給休暇の日程変更を求めることができる制度です。ただし、単に「人手不足だから」「慢性的に忙しいから」という理由で安易に行使できるものではありません。

　たとえば、同じ日に複数の従業員から申請があり、全員が休暇を取ると現場が回らなくなってしまうといったケースなどが考えられます。このような場合、会社は誰かに日程の変更をお願いしなければなりません。そこで判断材料となるのが「理由」です。たとえば、友人の結婚式に参列するために休むAさん、海外旅行に行くBさん、ショッピングのため休みたいCさんがいたとしたら、比較的日程をずらしやすいであろうCさんに変更をお願いするといった調整を行うことになります。

　ただし、取得理由はあくまでも調整をお願いするときの「参考」であり、「許可の条件」ではありません。

　現場の管理職がルールを誤解し、部下の申請理由を厳しく問いただしてしまうケースがあります。次のような対応は、パワハラとみなされたり、法令違反となったりするリスクがあるため注意が必要です。

【NG対応例】

  × 詳しく理由を書くよう強要する

  × 理由をもとに休暇を却下する

  × 理由のない申請を受理しない

　事業の正常な運営を妨げないのであれば、休暇の理由欄は空欄でも「私用」といった記載でも問題ありません。記入はあくまで任意である点を含め、管理職が正しくルールを認識しておくことが、現場でのNG対応の防止にもつながります。